1. Definirea conceptului de Business Inteligence (BI)


Business Intelligence (BI) constituie un process care deserveşte şi sprijină procesul de management al unei afaceri, în scopul eficientizării acestuia, prin decizii corecte, oportune şi bine fundamentate. Pentru a funcţiona, acest proces dispune, pe lângă oameni, de un ansamblu de instrumente şi aplicaţii software specializate, precum şi metode, servicii şi tehnici (motoare de căutare) destinate colectării, stocării, analizării şi valorificării superioare a datelor şi informaţiilor rezultate şi acumulate la nivelul celorlalte procese ale unei organizaţii, în vederea fundamentării deciziilor de business. In literatura de specialitate conceptul de BI se regăseşte şi sub forma unor termeni sinonimi cum ar fi "Data Warehouse" ori "Aplicaţii Analitice".


Intrările la nivelul procesului de Business Intelligence sunt datele obţinute de organizaţie la nivelul proceselor operaţionale (vânzări, gestiune stocuri, financiar, contabilitate, aprovizionare, marketing, personal, logistic, administratiiv, etc), precum şi cele venite din exterior prin fluxurile, circuitele şi canalele de comunicaţie cu partenerii de afaceri, furnizori, clienţi ori evidenţe/baze de date ale acestora.


Cea mai mare parte a acestor date şi informaţii se regăsesc în sistemele tranzacţionale şi aplicaţiile informatice care deservesc procesele interne ( sisteme ERP, CRM, WMS, baze de date, fişiere, etc) şi ele se caracterizează prin volumul mare de date, gradul ridicat de specificitate si particularitate, diversitatea formelor de păstrare/stocare (sisteme şi baze de date diferite, site-uri, forumuri, publicaţii, surse cu acces nelimitat şi surse comerciale, diferiţi suporţi de memorie externă) şi varietatea formelor de prezentare (structurate şi nestructurate; agregate sau neagregate; date operaţionale ori arhive electronice, date multimedia, etc).


Prelucrările interne specifice procesului de Business Intelligence variază de la un proces la altul, funcţie de diversitatea şi complexitatea componentelor software, a metodelor şi tehnicilor folosite, iar acestea pot fi de următoarele tipuri: procesări destinate identificării, colectării, colaţionării datelor necesare analizei; prelucrarea informaţiilor prin mecanisme software specializate (procese interne de normalizare şi transformare a informaţiilor în formate diferite pentru a fi aduse la o formă standardizată); analiza datelor prelucrate (procesul de analiză se face automat dar presupune şi intervenţia analiştilor, care vor utiliza o serie de instrumente de analiză); diseminarea informaţiilor (transmiterea informaţiilor rezultate din procesele de analiză şi prelucrare potenţialilor utilizatori); arhivarea modelului informaţional, al relaţiilor şi al entităţilor la nivelul depozitului central de informaţie, etc;


Ieşirile la nivelul procesului de Business Intelligence sunt reprezentate de produse cum ar fi: rapoarte sintetice; indicatori de performanţă; grafice; analize complexe si comparative; scenarii simulate; sisteme de monitorizare şi alertare automate; analize clasice ale rezultatelor planificate şi a celor realizate; studii sectoriale ori la nivel de linii de business; studii de resurse umane; evaluari de riscuri; analize de consum resurse şi randament; analize de profitabilitate ori de cashflow; mecanisme de planificare automată a plaţilor scadente şi a celor depaşite; previziuni şi prognoze privind evoluţia business-ului, etc.


Abordarea procesuală a domeniului Business Intelligence o apreciem ca o contribuţie modestă a noastră, a specialiştilor Comunităţii ERP, la teoretizarea conceptului, făcută din dorinţa exclusivă de a facilita înţelegerea rapidă şi corectă, de către dvs., cei interesaţi, a tuturor noţiunilor care definesc acest concept.


2. Necesitatea integrării unor sisteme ERP ori CRM cu o comonentă de BI


Sistemele ERP integrează procesele funcţionale ale unei afaceri, îmbunătăţind ele însele raportarea către management şi adoptarea de decizii în cadrul organizaţiei, însă instrumentele de valorificare a informaţiilor stocate de un sistem ERP dispun de funcţii limitate, fiind focalizate, în principal, pe facilitarea accesului utilizatorilor la o sursă unică de date, în mod partajat şi rapid, în scopul valorificării informaţiilor analitice şi mai puţin a ceor sintetice. De asemenea, sistemele CRM beneficiază de funcționalități proprii de analiză şi raportare (Analytical CRM).


Efectuarea unor analize complexe ale datelor stocate în bazele de date ale unor sisteme ERP sau CRM presupune un efort mare şi disipat la nivelul proceselor organizaţiei, iar rezultatele sunt vizibile numai la acest nivel. Mai mult, aceste analize nu sunt sistematice şi nici nu sunt corelate cu cerinţe predefinite de măsurare a performanţelor proceselor, liniilor de business sau eficienţei activităţilor organizaţiei în ansamblul său.


Planificarea şi monitorizarea automată a unor măsuratori şi evaluari ale performanţelor la nivelul proceselor sunt specifice şi pot fi realizate numai prin strategii şi instrumente de Business Intelligence. Mai mult, numai prin soluţii de Business Intelligence o organizaţie poate să obţină integrarea şi valorificarea tuturor informaţiilor dispersate necesare fundamentării deciziilor si evaluării eficienţei acestora.


Un sistem de BI ajută managerii de procese să ia decizii bine fundamentate, bazate pe datele rezultate din analiza în profunzime a proceselor afacerii, pe valorificarea superioară a unui volum mare de informaţii, pe calculul şi evaluarea automată a unor indicatori de performanţă predefiniţi, în general pe o cunoaştere organizaţională completă şi corectă.


Componenta de Business Inteliigence este necesară pentru că ajută la optimizarea proceselor de business, prin identificarea automată a tendinţelor, deviaţiilor/schimbărilor sau comportamentelor care impun acţiuni corective la nivel managerial. Totodată, procesul de BI poate aduce plusvaloare la nivelul afacerii, printr-un management performant, sistematic şi eficient, care realizează trecerea de la stilul reactiv, bazat pe raportarea la evenimentele trecute, către un stil proactiv bazat pe previziune şi predicţie. Utilizarea BI conduce la creşterea beneficiilor utilizării unui sistemul ERP, încurajând, de asemenea, integrarea mai stransă dintre departamentul IT si restul organizaţiei.


3. Avantajele integrării unei componente de BI in sistemele ERP sau CRM


Integrarea unui componente de Business Intelligence în sistemele ERP şi CRM funcţionale la nivelul unei organizaţii aduce o serie de beneficii la nivelul afacerii, cum ar fi:


a) Posibilitatea valorificării superioare a unui volum mare de date, acumulate din surse dispersate şi eterogene şi constituirea unui depozit unitar virtual de informaţii care este vizibil pentru toți angajații cu drepturi de acces și permite agregarea, filtrarea şi transformarea acestor date, prin analiză, în informaţii utile dezvoltării şi îmbunătăţirii afacerii;


b) Utilizarea unor interfaţe de lucru flexibile (în limba română dar şi în alte limbi străine) care aduc o serie de satisfacţii utilizatorilor: eliminarea rutinei; utilizarea unor instrumente software performante care asigură accesul cvasi-instantaneu la informaţii relevante şi reale, precum şi a unor instrumente de analiză sofisticată a informaţiei; monitorizarea indicatorilor critici ori a celor care definesc performanţa business-ului; flexibilitate în formularea cerinţelor de analiză, în funcţie de context; facilitarea modelării complexităţii mediului de afaceri ori simulării unor scenarii ori tendinţe de evoluţie a afacerii;


c) Valorificarea unor motoare de căutare de înaltă capacitate, aplicaţiile de Business Intelligence fiind dotate cu instrumente de căutare/regăsire a informaţiilor ce pot manipula rapid un volum impresionant de structuri de date multidimensionale, eterogene, baze de date relaţionale sau alte baze de date, asigurând utilizarea de perspective de lucru, instrumente de mărire sau micşorare sau rotire, precum şi controlul nivelului de detaliu al informaţiilor afişate;
 

d) Utilizarea unor funcţii de modelare şi analiză a business-ului încorporate în aplicaţiile de BI, precum şi a unor instrumente şi mecanisme avansate/sofisticate de modelare logică a informaţiei, având la bază colecţii de entităţi predefinite, precum şi date vizibile sau stocate la nivelul surselor gestionate.


e) Folosirea unor instrumente de raportare şi monitorizare online, cu capacitate de previzionare şi alertare care permit managementului unei organizaţii să aibă o reacţie rapidă şi eficientă şi de a fi cu un pas inaintea concurenţei. Componenta de BI integrată cu CRM garantează sporirea și detalierea informaţiilor despre clienţi, precum și îmbunătăţirea suportului decizional şi a vitezei de reacţie la schimbările din piaţă;


f) Posibilitatea realizării unor schimburi de informaţii cu alte sisteme externe, care este asigurat prin protocoale deschise de comunicaţie de tip conectori de baze de date sau servicii web.

g) Securizarea informaţiilor gestionate prin mecanisme ale aplicaţiei de BI care asigură: autentificarea conexiunilor la aplicaţie; grantarea accesului utilizatorilor la funcţionalităţile aplicaţiei pe baza principiului „nevoii de a cunoaşte”; jurnalizarea cererilor utilizatorilor; securizarea accesului la sursele de date, etc.


4. Criteriile de alegere a unei solutii BI


Alegerea unei soluţii de BI se fundamentează pe analiza top-down a cerinţelor în domeniul valorificării superioare/strategice a informaţiilor, pornind de la nevoile de informare ale managementului executiv şi terminând cu cerinţele de integrare a multiplelor surse de date pentru a satisface aceste nevoi.


Decizia achiziţionării şi implementării unei aplicaţii de business intelligence este una strategică şi trebuie bine fundamentată, întrucât implică schimbări organizaţionale, de infrastructură şi de management la nivel organizaţional, al proceselor şi al aplicatiilor.


Principalele criterii care trebuie avute în vedere la fundamentarea deciziei de achiziţionare şi implementare a unei componente de BI sunt: preţul aplicaţiei, raportat la bugetul disponibil şi la afacere; modul în care funcţionalităţile aplicaţiei de BI răspund cerinţelor de valorificare superioară a informaţiilor identificate; calitatea şi facilităţile interfeţelor aplicaţiei de BI; volumul de date care poate fi procesat; capacitatea de a manipula şi integra informaţii din surse multiple şi eterogene; timpul de răspuns; uneltele de dezvoltare internă a rapoartelor şi analizelor; infrastructura necesară pentru implementare şi cea utilizată pentru dezvoltarea sistemului; referinţele privind experienţa implementatorului.


AUTOR RMM