1. Descrierea conceptului DMS

           

Activitatea unei organizaţii, indiferent de obiectul de activitate sau de mărimea acesteia, este generatoare de documente, care pot fi întâlnite atât în format hârtie, cât şi în format electronic. Gestiunea acestor documente constituie o problemă serioasă ce nu poate fi ignorată de nici un manager general. Lipsa unui control asupra documentelor organizaţiei se constituie într-o vulnerabilitate seriosă generatoare de riscuri pentru orice afacere. Este şi motivul pentru care au apărut pe piaţă soluţii moderne care vin să pună ordine în acest domeniu, respectiv Sisteme de Management al Documentelor, care asigură gestiunea automată a documentelor în format electronic, precum şi administrarea fluxurilor de lucru cu astfel de documente. O bună parte din sistemele ERP au încorporate componente/aplicaţii de management documente. Soluţiile în acest domeniu se circumscriu domeniului Enterprise Content Management (ECM).

Conceptul de Sistemul de Management al Documentelor poate fi asimilat unui proces de administrare a documentelor unei organizaţii, prin conversia şi stocarea tuturor documentelor, emise în unitate sau intrate din exterior, în format electronic şi gestionarea acestora sub această formă, de la momentul creării/intrării până la arhivarea sau distrugerea lor. Un astfel de proces este dependent de aplicaţii şi instrumente software care asigură gestiunea automată a fişierelor ce conţin imaginea documentelor, care realizează legături între documente, asigură posibilitatea unui mod de lucru partajat/colaborativ cu aceste documente ori arhivarea automată a acestora, în arhive electronice. De asemenea, procesul are integrat un sistem de mesajerie electronică care permite realizarea fluxurilor de lucru şi schimbului de informaţii/documente între angajaţii organizaţiei ori cu exteriorul.

Intrările la nivelul procesului de Management Documente sunt toate documentele care circulă în cadrul unei organizaţii, elaborate la nivelul proceselor operaţionale proprii (planuri, rapoarte, referate, facturi, cereri, avize, contracte, norme, proceduri, regulamente, legi, înregistrări; documentaţii de proiect sau de lucru; etc), ori venite din exterior. Aceste documente pot fi gestionate electronic în orice tip de format/fişier (.doc, .jpg, .html, .rtf, .pdf, .xls, .txt, foto-video, pagini web, mailuri etc).

Prelucrările interne specifice procesului de Management Documente sunt: crearea şi modificarea de documente; capturarea de texte ori documente din medii diferite; scanarea şi încărcarea de documente; aprobarea/validarea stadiului de realizare/avizare a documentului; înregistrarea automată a documentelor (registratura); indexarea documentelor; listarea documentelor; distribuirea/circulaţia documentelor pe circuite/fluxuri predefinite; schimbul de documente; evidenţierea stadiului, stării sau locului de păstrare a unui document; versionarea documentelor; căutarea/regăsirea automată a documentelor; obţinerea de statistici privind situaţia documentelor administrate, etc

Ieşirile la nivelul procesului de Management Documente sunt reprezentate de: depozitul unic de date/documente; documente scrise ori arhivate; documente regăsite automat, vizualizate ori listate; grafice; statistici privind situaţia documentelor administrate; arhive electronice; fişiere de log şi de audit, etc.

Responsabilitatea conducerii procesului revine unui administrator al sistemului de management documente, care are în plus sarcini complexe legate de definirea drepturilor de acces la aplicaţiile sistemului, de analizarea şi optimizarea tuturor fluxurilor informaţionale la nivelul procesului de management documente, de definirea structurii depozitului unitar de documente/informaţii stocate în format electronic, precum şi a fluxurilor colaborative de prelucrare (fluxuri de lucru sau workflow-uri) ale acestor documente. Activitatea administratorului procesului de management documente trebuie să se conformeze deplin cerinţelor cadrului legal asigurat de Legea nr. 135/ 22 mai 2007, privind arhivarea electornică a documentelor, precum şi standardelor internaţionale de gestionare, păstrare şi lucru cu documentele electronice. Beneficiarii procesului sunt toţi angajaţii organizaţiei, ale căror drepturi de acces sunt predefinite în cadrul unui sistem de securitate cert şi eficient.

 

2. De ce trebuie o organizaţie să-şi implementeze un proces de management documente

 

Argumentele sunt puţine dar foarte convingătoare:

a) Documentele în format hârtie ocupă spaţiu mult, sunt greu de gestionat, iar un procent semnificativ din aceste documente se pierd;

b) Regăsirea manuală a documentelor este foarte greoaie (fiecare angajat consumă, în medie, săptămânal, între 3 şi 5 ore căutând diverse informaţii), iar multe documente/informaţii nu pot fi regăsite manual datorită formei nestructurate în care se păstrează cea mai mare parte a informaţiilor care circulă într-o organizaţie;

c) Arhivarea documentelor în format hârtie necesită foarte multe resurse (spaţii de depozitare, sisteme de monitorizare a mediului, coperţi, personal specializat, nomenclatoare arhivistice, etc), iar multe organizaţii nu dispun de aceste resurse ceea ce conduce la înregistrarea unor mari rămâneri în urmă la nivelul acestui proces.

 

3. Avantajele implementării unui proces de management documente

 

Achiziţionarea şi implementarea unui sistem de management documente aduce o serie de avantaje/beneficii ce pot contribui la recuperarea investiţiei, dintre care cele mai relevante sunt:

 

a) Gestiunea sigură şi controlată a documentelor organizaţiei pe toată durata ciclului lor de viaţă, cu eliminarea pe cât posibil ori reducerea la strictul necesar a evidenţelor manuale de documente. Sistemul automat de gestiune mai asigură: facilităţi de elaborare rapidă a documentelor, prin accesarea de tamplaturi (modele de documente); un acces rapid la informaţia din document; o circulaţie controlată a documentelor, acestea fiind adresate automat numai persoanelor sau funcţiilor/rolurilor care au drept de acces la acel document.

b) Registratura electronică a documentelor;

c) Posibilitatea căutării/regăsirii automate a documentelor, atât după elemente de conţinut cât şi după câmpurile indexate asociate documentelor.

            d) Modul de lucru colaborativ la elaborarea şi valorificarea unui document (workflow-uri), care reprezintă un proces de automatizare a colaborarii între participanţii implicaţi în derularea unui proces de business (procesare de documente, revizuire, rutare automată, etc.) şi de urmărire a stadiului derulării/finalizării operaţiunilor la nivelul procesului.

Facilitatea de lucru colaborativ oferă, totodată, posibilitatea standardizării/optimizării şi automatizării activităţilor/procedurilor organizaţiei, procese de workflow putând fi predefinite;

            e) Eficientizarea muncii angajaţilor ca urmare a structurării documentelor şi formei de stocare, posibilităţii creării, modificării şi regăsirii rapide a informaţiilor, eliminării redundanţelor, controlul proceselor şi documentelor aferente acestora numai de către cine are dreptul (proprietarul documentului şi şefii ierarhici), creşterea productivităţii muncii, reducerea la minim a timpilor de circulaţie a documentelor, etc.

            f) Obţinerea automată a unor statistici sau situaţii, după diferite criterii (după stare, stadiul rezolvării, persoanele responsabile), privind dosarele rezolvate sau în lucru    

g) Constituirea de arhive electronice de documente, cu asigurarea unui proces automat de arhivare, dar şi de regăsire a documentelor aflate în arhive.

            h) Reducerea costurilor aferente copierii documentelor, consumului de hartie tiparită, cheltuielilor cu angajaţii, etc.

 

AUTOR RMM