Abordarea proceselor de proiectare şi implementare a unor sisteme integrate destinate informatizării complete a unei organizaţii/intreprinderi, presupune parcurgerea unor etape premergătoare studiului pieţei şi alegerii soluţiei potrivite afacerii, etape care trebuie să includă obligatoriu înţelegerea cuprinzătoare a conceptelor MRP (Material Resource Planning), MRP II (Manufacturing Resource Planning),  APS (Advanced Planning Systems) şi ERP (Enterprise Resource Planning), a diferenţelor dintre aceste concepte, precum şi a modului în care ele au evoluat, împreună cu aplicaţiile şi produsele software de gestiune, proces evolutiv care acoperă, în timp, o perioadă de aproape o jumatate de secol.

            Intrucât literatura de specialitate este foarte generoasă cu explicarea acestor concepte, ComunitateaERP încearcă să vă uşureze efortul de documentare, prin esenţializarea principalelor aspecte teoretice/conceptuale, care să vă permită o abordare practică cu succes a domeniului ERP.

 

1. Diferentele conceptuale între MRP (Material Resource Planning) şi MRP II (Manufacturing Resource Planning)

1.1. Conceptul MRP

Primele sisteme de prelucrare automată a datelor în domeniul gestiunii intreprinderii au apărut la începutul anilor ”60 ai secolului trecut, iar acestea sunt cunoscute sub acronimul MRP (Material Requirements Planning/Planificarea Necesităţilor Materiale ale organizaţiei).

Aceste sisteme puneau un accent deosebit pe planificarea aprovizionării cu materii prime şi materiale necesare procesului de producţie şi pe controlul stocurilor (de materii prime, de semifabricate, de producţie neterminată, de produse finite, etc ). Conceptul este utilizat frecvent şi în prezent, în general pentru gestiunea programelor de producţie, etapizate pe diferite perioade: decade, luni, trimestre, ani, etc.

            Intr-o abordare procesuală (intrări, procesări, ieşiri), un sistem MRP cuprinde:

a) Intrări: date şi informaţii, care se pot grupa în trei module: programul de producţie (defalcat pe zile, săptămâni sau luni, în funcţie de gradul de detaliere a MRP-ului); structura producţiei (componentele încorporate în produsele finite şi fluxul tehnologic);   evidenţa stocurilor  (control stocurilor, care presupune o defalcare cât mai amănunţită a stocurilor în cadrul fazelor procesului de producţie).

b) Procesarea: transformă intrările în ieşiri, cu sprijinul unor evidenţe/baze de date, care cuprind date referitoare la fiecare tip de produs din programul de fabricaţie, cu urm[torul sistem de indicatorizare: tipul produsului, eşalonarea cantitativă a livrărilor pe perioade scurte de timp, intrările planificate, stocurile iniţiale şi cele finale săptămânale, comenzile noi lansate şi materializarea lor în stoc.

c) Ieşirile: informaţii, situaţii sau rapoarte destinate fundamentării deciziilor privind achiziţionarea materiilor prime, materialelor, semifabricatelor, etc., şi a altor resurse necesare îndeplinirii programelor de fabricaţie (cantităţile, momentele în care aceste cantităţi trebuie să existe în stoc pentru ca procesul de producţie să se situeze în grafic).

 

1.2. Conceptul MRP II

Sistemele MRP au cunoscut succesul deplin după zece ani de la apariţie (în perioada 1970-1980), când tot mai multe firme beneficiare ale unui sistem MRP şi-au îmbunătăţit procesele de producţie şi au pus în faţa informaticienilor cerinţe de extindere a aplicabilitãţii MRP şi la alte procese legate direct de producţie, cum ar fi: „aprovizionarea”, „managementul producţiei”, „contabilitate”, „marketing-vinzări”. Aşa a apãrut conceptul MRP II (Manufacturing Resource Planning/Planificarea Resurselor de Fabricaţie), ca o suită de programe ce permiteau valorificarea informaţiei, la nivelul tuturor structurilor funcţionale ale căror procese erau legate, într-un fel sau altul, cu cel al fabricaţiei propriu-zise.

MRP II a devenit astfel un sistem mai complex din punct de vedere al modulelor componente, făcând, totodată trecerea de la un simplu sistem de conducere a stocurilor, la un sistem de conducere a producţiei, care încorporează în interiorul său un MRP clasic.

Astfel, pe lângă baza de date a unui MRP, sistemele MRP ll iau în considerare şi aspectele legate de acoperirea capacităţilor de producţie, forţa de muncă necesară programelor de fabricaţie,  astfel:

a) Modulul pentru procesul „aprovizionare” oferă informaţii necesare desfăşurării activităţilor proprii aprovizionării: tipãrirea şi trimiterea automatã a comenzilor cãtre furnizori; selecţia furnizrilor; posibilitatea de a urmãri şi de a controla automatizat activitatea Compartimentului Aprovizionare, etc.

b) Modulul privind „managementul producţiei”: informaţii utile legate de: simularea unor corecţii/modificări ale Programului de producţie şi evaluarea impactului pe care l-ar produce asupra celorlalte procese; baze de date mai cuprinzătoare decât cele ale unui MRP, incluzând date referitoare la utilaje, salariaţi, programarea unei sarcini de producţie, cu stabilirea rutei parcursã de aceasta pe la diferitele locuri de muncã; posibilitatea de urmãrire şi control a unor sarcini pe parcursul execuţiei acestora; evidenţierea locurilor înguste la nivelul unui proces de producţie şi stabilirea unei liste de prioritãţi privind diferitele sarcini ce trebuie realizate, eventual o reprogramare a lor; uşurarea activitãţii de conducere şi urmărire a producţiei prin furnizarea rapidã a multor informaţii creşterii productivitãţii muncii în cadrul procesului de „producţie”; perfecţionarea în general a activitãţii firmei, prin legãturile strânse care se creazã printr-un MRP II între diferitele compartimente ale acesteia, ceea ce va duce la o eficienţã sporitã a activitãţii întreprinderii.

c) Modulul „contabilitate”: accesarea rapidă, via modulul “aprovizionare”, a informaţiilor privind stadiul/cerinţele de procurare a materiilor prime şi materialelor, ansamblelor sau subansamblelor; obţinerea rapidă de informaţii privind stocurile, în diferitele stadii ale procesului de producţie, pentru a determina cât mai repede costul de producţie al fiecãrui tip de produs; aducerea conturilor de încasãri şi plãţi "la zi", prin posibilitatea de a cunoaşte orice tranzacţie în momentul producerii ei, etc;

d) Marketing/vinzări: informaţii în legătură cu livrãrile realizate de firmã; comenziile încheiate; termenele lor de livrare; durata de onorare a unei comenzi potenţiale; stadiul realizării unor comenzi şi abaterile de la situaţia iniţialã, uneori chiar începând cu momentul în care apar aceste perturbaţii.

           

1.3. Avantajele şi dezavantajele sistemelor MRP

Facilităţile oferite de sistemele MRP II (informaţii "în timp real" asupra diverselor probleme sau cerinţe venite din partea clienţilor), aduc avantaje competitive pe piaţă unei firme beneficiară a unui astfel de sistem, faţã de o alta care nu dispune de un sistem integrat.

Comparativ cu MRP- ul clasic, aceste avantaje constituie argumente importante pentru utilizarea astăzi în conducerea producţiei exclusiv a celor de tip MRP ll; în realitate, MRP- ul iniţial este parte componentă a oricărui MRP ll.

Sistemele de producţie MRP II sunt considerate de specialişti ca fiind de tip PUSH (în engleză „a împinge”), adică sisteme care asigură “împingerea” materiilor prime şi a materialelor în cadrul procesului de producţie în scopul realizării programului de fabricaţie stabilit.

Planificarea şi conducerea producţiei este un obiectiv central al oricărei întreprinderi industriale care se realizează pornind de la programele de fabricaţie (PF), care cuprind informaţii detaliate legate de termenele de livrare intermediare, mergând în ordinea inversă fluxului tehnologic până la faza iniţială - în care produsul se află sub forma materiilor prime, materialelor sau a semifabricatelor.

Sistemele de conducere ale producţiei de tip MRP II fac primul pas spre reducerea nivelului stocurilor, ca tendinţă generală în conducerea producţiei care se manifestă din ce în ce mai evident şi în industria românească. Prin acest mod de abordare se evită anumite cheltuieli care apar suplimentar datorate imobilizărilor de materii prime, materiale, etc. determinând reducerea costurilor de producţie şi, în final, creşterea profiturilor obţinute din activitatea de producţie respectivă.

Sistemele MRP se rezumă doar la stocurile din activitatea de aprovizionare, în timp ce sistemele MRP ll includ şi reducerea nivelului stocurilor de producţie neterminată, contribuind astfel la o mai bună eficientizare a activităţii de producţie, în ansamblul său.

Avantajele implementării unui sistem de tip MRP sau MRP ll, constau, în principal, în:

· nivele reduse ale stocurilor care determină economii concretizate în necesarul de fonduri financiare, necesarul de spaţii pentru activităţi ca depozitare, manipulare, recepţie, etc.

· viteza mai mare de rotaţie a stocurilor, cu efecte benefice asupra reducerii imobilizărilor de mijloace băneşti;

· satisfacerea la un nivel superior a cerinţelor pieţei (din punct de vedere al cantităţilor şi a termenelor de onorare a diferitelor cereri, datorită elaborării programelor de fabricaţie detaliat pe perioade scurte de timp şi a respectării îndeplinirii acestora);

· posibilitatea de a reduce termenul de onorare a comenzilor, prin includerea acestora în programele de fabricaţie detaliate;

· creşterea gradului de utilizare a capacităţilor de producţie în cadrul sistemelor MRP ll, datorită includerii în cadrul acestuia a problemelor legate de capacitate - disponibil de maşini şi echipamente în corelaţie cu necesarul calculat pe baza programelor stabilite.

· capacitatea sistemului de a realiza legătura între cererea pieţei concretizată în comenzi certe sau previziuni statistice şi programele de fabricaţie / aprovizionare, pe perioade scurte de timp.

· îmbunătăţirea activităţii de planificare prin implicarea directă a tuturor verigilor de producţie (de la aprovizionarea cu materii prime, materiale, etc.  până la faza în care produsul poate fi livrat pieţei) în stabilirea cantităţilor şi a termenelor de livrare.

 

Pe lângă avantaje, sistemele de tip MRP au şi anumite minusuri care decurg tocmai din nivelul redus al stocurilor, iar acestea se referă la:

· gradul redus de flexibilitate, care poate avea consecinţe nefavorabile grave asupra rezultatelor producţiei, în condiţiile contemporane ale industriei, caracterizate printr-un mediu concurenţial din ce în ce mai dur (nivelele reduse ale stocurilor pot crea la un moment dat dereglări în derularea programelor de fabricaţie);

· cantitatea mare de date necesară pentru obţinerea programelor de fabricaţie şi a altor informaţii necesare procesului de fabricaţie; în plus, achiziţionarea softurilor MRP este destul de costisitoare, pe lângă necesitatea de a avea reţeaua de calculatoare care să realizeze în mod efectiv derularea programelor MRP.

· utilizarea în mod practic a unui sistem MRP presupune îndeplinirea prealabilă a mai multor condiţii: programele de fabricaţie trebuie cunoscute în avans; perioadele de îndeplinire a acestora să fie scurte: săptămânale, cel mult lunare; planurile să fie relativ stabile, fără bateri semnificative; sistemul informaţional legat de stocuri/furnizori să fie bine pus la punct; cunoaşterea termenelor de livrare, dar şi a contractelor cu furnizorii.

            · Au existat, de asemena, probleme cu implementare unor sisteme MRP II, cum ar fi:

            - oferirea de date inexacte: experienţa a arătat că cel puţin 98% din datele privitoare la stocuri sau comenzi de materiale ar fi trebuit să fie corecte pentru a face sistemul util pentru controlul afacerii. Acelaşi lucru este valabil şi pentru descrierea produselor, materiilor prime, materialelor, furnizorilor, clienţilor, datelor privind cartelele de credit, etc.

            - programele software nu răspund întotdeauna nevoilor, fiind invocate complexitatea ridicată, necunoaşterea cerinţelor de business din partea consultanţilor ( NOTA : aceasta reprezintă o condiţie esenţială pentru recomandarea celor mai bune soluţii software);

            - costul produselor software este, uneori, în disonanţă cu eficacitatea preconizată în raport cu business-ul;

            - unii angajaţi nu resimt avantajele implementării noului sistem, ca urmare a strategiei greşite de implementare, cantonată în jurul ideii de a forma specialiştii în utilizarea noului sistem, exclusiv în zona IT.

 

2. Concepul APS (Advanced Planning Systems)

Sistemele APS (Advanced Planning Systems) sunt o altă variantă a sistemelor MRP II, care includ, în plus, funcţionalităţi/abilităţi de optimizare a Programului de fabricaţie.

Programele software adăugate unui MRP II pentru a-l transforma în APS sunt capabile să ajusteze/revizuiască planurile de producţie, funcţie de anumite constrângeri, cum ar fi forţa de muncă, echipamentele disponibile etc. Astfel de corecţii se realizează prin funcţii de simulare a schimbărilor şi ele sunt destinate, în principal, companiilor cu un număr mare de comenzi care trebuie executate într-un interval scurt de timp şi cu o secvenţă strictă a operaţiilor.

 

            3. Conceptul ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) sunt, în fapt, sisteme informatice complexe, bazate pe arhitectura client/server, cu o serie de module integrate, concepute pentru prelucrarea tranzacţiilor şi facilitarea integrării tuturor proceselor unei întreprinderi, din faza planificării proceselor, dezvoltării productiei, până la relaţiile cu furnizorii, clienţii sau partenerii de business.

Există aprecieri unanime care susţin faptul că sistemul informaţional oferit de sistemele ERP asigură interdependenţele dintre procesele economice şi tehnologia informaţiei. Este şi motivul pentru care proiectele ERP asociază de cele mai multe ori modificări organizaţionale importante la nivelul proceselor unei organizaţii, în sensul îmbunătăţirii modului de desfăşurare a acestora (în literatura de specialitate este consacrat criptonimul BPR - Business Process Reengineering, adică Reproiectarea Proceselor Economice).

Primele produse/sisteme ERP (Enterprise Resource Planning ) au apărut pe piaţă după 1990, fiind vândute ca o soluţie pentru eliminarea problemelor apărute în practică cu implementarea sistemelor MRP II. În practică, s-a dovedit, însă, că sistemele ERP valorifică integral toate facilităţile oferită de sistemele MRP II, cărora le-au fost aduse îmbunătăţiri şi facilităţi suplimentare, care variază de la un sistem la altul.

Începând cu anul 1999, sistemele ERP au cunoscut transformări semnificative, ca urmare a valorificării avantajelor oferite de Internet, fiind astfel posibilă lansarea, începând cu anul 2000, a suitei e-business ERP, prin aplicaţii cu ar fi: Supply Chain Management; Business Process Management; Enterprise Application Integration; Enterprise Service Bus; Business Process Integration.

Urmare a facilităţilor oferite clienţilor, sistemele  ERP au început să fie, din a doua jumătate a ultimului deceniu din secolul XX, instrumente tot mai  active pentru managementul la nivelul întreprinderilor medii şi mici. Această evoluţie a fost posibilă datorită faptului că sistemele ERP includ aplicaţii modulare destinate tuturor ariilor functionale ale unei organizaţii, indiferent de numărul şi complexitatea proceselor, astfel: managementul planificării; managementul productiei; managementul vânzărilor; managementul marketing-ului; managementul distribuţiei; managementul financiar-contabil;  managementul resurselor umane; managementul proiectelor; managementul stocurilor; service şi întreţinere, logistică şi e-business.

Astfel, un sistem integrat ERP asigură, prin modulele funcţionale integrate, întreg fluxul informaţonal la nivelul proceselor unei întreprinderii, într-o manieră transparentă, cu asigurarea unicităţii informaţiilor, cu ajutorul unor infrastructuri de baze de date şi reţele de calculatoare.

Modulele software incluse într-un sistem ERP asigură legătura între bazele de date şi functionalitătile deservite. Există o multitudine de modalităţi de alimentare cu date a bazelor de date exploatate prin sistemele ERP: preluare manuală; de la tastatură; prin scanarea codurilor bară; preluare din medii magnetice; prin echipamente data entry; prin programe de aplicaţii; prin import din alte baze de date etc.

Cele mai multe avantaje sunt oferite de sistemele ERP prin componentele de valorificare a datelor: sistemele ERP pot genera ieşiri standardizate dar şi nestandardizate, prin rapoarte, documente, cu formă şi conţinut predefinit (facturi, avize de expedite, NIR-uri, comenzi etc), ori redactate ad hoc, la nevoile beneficiarilor (prin sisteme interactive de valorificare dotate cu generatoare automate de rapoarte). Practic, utilizatorii pot obţine, interactiv, orice informaţii le doresc.

O trasătură definitorie a sistemelor ERP o constituie abordarea pe procese a valorificării bazelor de date, superioară abordării funcţionale, deoarece activităţile se desfăşoară nu doar în cadrul unei funcţiuni, ci adesea „traversează" mai multe domenii funcţionale/procese ceea ce impune adaptarea uşoară a fluxurilor din sistem la fluxurile proceselor economice din organizaţie.

AUTOR RMM