In general, achiziţionarea si implementarea unor sisteme informatice bazate pe soluţii ERP presupune alocarea unor resurse importante (financiare, materiale, echipamente, spaţii tehnologice, software, resurse umane, instruire, etc), iar companiile aşteaptă, pe bună dreptate, să-şi recupereze investiţiile făcute, prin eficienizarea proceselor şi îmbunătăţirea afacerii,  urmare a valorificării sistemului ERP. Unele companiile au, însă, surpriza să constate că nu pot recupera aceste investiţii. Deseori, în presa sau literatura de specialitate, sunt redate studii de caz ori chiar rapoarte anuale care subliniază unele eşuări sau rezultate îndoielnice ale implementaării unor sisteme ERP, ceea ce constituie elemente în plus pentru unii manageri de a reflecta sau de a fi circumspecţi în procesul fundamentării deciziei de achiziţionare şi implementare a unui sistem ERP.

Se naşte astfel o întrebare firească: Unde sunt localizate vina şi cauzele neobţinerii întotdeauna a rezultatelor anticipate legate de implementarea unui sistem integrat ERP ?

            Răspunsul la aceaste întrebări poate fi obţinut numai printr-o analiză obiectivă a modului în care a fost abordat procesul de proiectare a sistemului informatic la nivelul organizaţiei. Această evaluare este una complexă, de strictă specialitate, şi implică derularea unor activităţi relaţionate care să stabilească: modul în care au fost identificate cerinţele de informatizare la nivelul proceselor organizaţiei; rezultatul evaluării comparative a mai multor soluţii alternative de informatizare; criteriile de alegere a celei mai bune soluţii, care să satisfacă deplin toate cerinţele de informatizare identificate; dimensiunea şi consistenţa procesului de proiectare a sistemului informatic în ansamblul său; modul cum au decurs implementarea şi evaluarea noului sistem funcţional.

            Selectarea şi implementarea unui sistem ERP şi schimbările care însoţesc acest proces sunt indiscutabil acţiuni de mare complexitate şi anvergură. Iată de ce, indiferent de mărimea şi complexitatea proceselor organizaţiei, precum şi a resurselor alocate, implementarea unui sistem ERP trebuie abordată într-o manieră planificată, fundamentată pe o strategie adecvată.

            Unele studii realizate asupra unor companii nemulţumite de rezultatele implementării unui sistem ERP au identificat cinci motive principale pentru care noul sistem implementat nu a condus la îmbunătăţirea afacerii: strategia de implementare greşită, realizată fără a lua în considerare reorganizarea proceselor de business; durata implementării a depăşit cu mult orizontul de timp aşteptat; activităţile pregătitoare/preliminare au lipsit sau nu au avut consistenţa necesară; personalul organizaţiei nu a fost pregătit în mod corespunzător pentru a accepta şi opera noul sistem; costul implementării a depăşit cu mult bugetul alocat iniţial.

            Pentru a evita unele din aceste greşeli costisitoare, există o serie de dogme/sfaturi pe care specialiştii din ComunitateaERP le recomandă în scopul implementării cu succes a unui ERP:

            1. Eliminarea din strategia de implementare a sistemului ERP a unor idei false care sunt asociate uneori cu conceptul ERP: „este un instrument care transformă totul peste noapte”; „achiziţionarea unui sistem ERP înseamnă garanţia succesului”; „un sistem ERP este soluţia pentru toate problemele firmei”; „dacă o suită ERP a avut succes la o firmă aceeiaşi suită are succes garantat şi la noi”; „furnizoul ERP ne spune ce ne trebuie pentru că el ştie cel mai bine ce înseamnă ERP”, etc.

            Beneficiile unui sistem ERP sunt numai rezultatul direct al modului/strategiei adoptate pentru implementare, respectiv a modului în care a fost ales, proiectat şi exploatat sistemul.

            2. Nici o resursă de virf din domeniul tehnologiei informaţiei nu poate compensa strategiile de business greşite sau procesele de business care au performanţe slabe. Este motivul pentru care implementarea unui sistem ERP trebuie să fie alăturată sau însoţită de reorganizarea proceselor la nivelul organizaţiei (relaţiile cu clienţii, restructurarea afacerii, standardizarea unor operaţii, etc). Un proiect ERP înseamnă mult mai mult decât achiziţionarea şi instalarea unui sistem software IT. El necesită o amplă analiză şi restructurare organizaţională.

            3. Definirea unei strategii de business care să vă aducă avantaje competitive sau cel puţin la fel de egale. De aceea este necesară asocierea implementării unui sistem ERP cu analiza proceselor de business curente şi stabilirea unor obiective clare de îmbunătăţire care să fie atinse. Odată realizat acest pas, urmează pregătirea strategiei de implementare, selectarea şi implementarea sistemului ERP care să suporte cel mai bine strategia de business şi obiectivele afacerii stabilite.

            4. Achiziţionarea unui tehnologii ERP flexibile care poate fi uşor şi rapid adaptată/dezvoltată astfel încât să răspundă cel mai bine condiţiilor de business.

            5. Intreg procesul de implementare să fie planificat şi coordonat de către top management, ca o condiţie a obţinerii, pe de o parte, a unei implementări cu succes şi rapide a sistemului, iar pe de altă parte pentru integrarea completă a operaţiilor de business si depăşirea unor bariere funcţionale ce pot apare pe lanţul de implementare ori cel de comunicare. Atunci când un sistem ERP nu este complet integrat, se diminuează semnificativ eficacitatea acestuia.

            6. Procesul de instruire şi conştientizare a personalului cu privire la utilizarea întregii infrastructuri şi a sistemului ERP în ansamblul său, trebuie să fie unul consistent şi continuu, atât pe parcursul procesului de pregătire a implementării, cât şi post implementare.

            7. Eficienţa implementării sistemului ERP trebuie să fie urmărită şi evaluată sistematic, prin metrici care să aibă în vedere rezultatele obţinute în planul afacerii şi nu in planul tehnologic sau al operaţiilor/muncii.

 

Autor RMM