Implementarea unui sistem integrat ERP constituie o decizie strategică a top management-ului unei organizaţii şi ea trebuie să fie bine fundamentată şi însoţită de un plan coerent de activităţi, încadrat cu termene şi responsabilităţi, care să permită o facilă urmărire şi evaluare.

Comunitatea ERP a esenţializat pentru dvs., din diversitatea de abordări ale domeniului implementării sistemelor ERP, principalele etape care trebuie parcurse în cadrul acestui complex proces, pe care le prezentăm într-o succesiune logică, uşor de înţeles şi valorificat:

           

E1. Numirea echipei de proiect ERP

Responsabilitatea implementării unui sistem integrat ERP trebuie să revină unei echipe numită prin decizia managerului general, formată din specialişti competenţi din cadrul organizaţiei. Mărimea echipei trebuie să fie în concordanţă cu mărimea organizaţiei şi complexitatea proceselor acesteia.

Echipa va fi condusă de un manager de proiect şi îşi va desfăşura activitatea până la atingerea obiectivului, respectiv proiectarea şi implementarea sistemului integrat ERP.

Coordonatorul echipei ERP va stabili cadrul organizatoric de lucru, care trebuie să includă: definirea principalelor obiective şi activităţi ce revin echipei de proiect şi comunicarea acestora managerilor de procese pentru înţelegerea scopului şi obiectivelor proiectului şi crearea unui atitudini participative din partea acestora; cerinţele de informare pentru realizarea proiectului; stabilirea riscurilor potenţiale si a situaţiilor de urgenţă; evaluarea probabilităţii ca ele să se producă, precum şi a impactului acestora; identificarea proceselor critice; planificarea evaluărilor de etapă; planificarea testării ERP; planificarea procesului de instruire/conştientizare a echipei de proiect şi a întregului personal în domeniul ERP; planificarea responsabilităţilor şi întâlnirilor echipei.

Managerul de proiect va raporta lunar Managerului General stadiul proiectului, respectiv activităţile desfăşurate, dificultăţile întâmpinate, mijloacele necesare pentru depăşirea acestor dificultăţi.

            Dacă se apreciază necesar în echipa de proiect poate fi inclus şi un consultant extern, cu experienţă şi competenţă în domeniul implementării de sisteme ERP.

           

            E2. Elaborarea studiului de oportunitate sau de prefezabilitate

Dată fiind complexitatea problemei, este necesară elaborarea, de către echipa de proiect  sau de către un expert extern, a unui studiu preliminar, care să investigheze cerinţele complete de informatizare la nivelul tuturor proceselor organizaţiei, să identifice soluţiile posibile de a satisface aceste cerinţe, necesarul de resurse, costuri, avantaje, precum şi fezabilitatea proiectului. În funcţie de obiectivele abordate, fezabilitatea poate fi organizaţională (se canalizează asupra modului în care sistemul informatic propus atinge obiectivele organizaţiei), economică (pune accentul pe costurile şi beneficiile sistemului propus în relaţie cu costurile dezvoltării şi operării sale), tehnică (tratează necesităţile hardware şi software, precum şi modul în care acestea pot fi achiziţionate în condiţii de calitate, eficienţă şi timp) şi operaţională (analizează dacă managerii de procese, angajaţii, furnizorii, clienţii, partenerii de afaceri etc., pot opera, utiliza sistemul propus).

Studiul de prefezabilitate trebuie să identifice şi să propună inclusiv o listă de soluţii fezabile pentru implementarea unui sistem ERP, pornind de la o evaluare a produselor existente pe piaţă şi alegerea unor variante care răspundă cel mai bine nevoilor organizaţiei, funcţie de: modulele funcţionale incluse; poziţionarea pe piaţă şi experienţa furnizorului; costul sistemului. In acest sens, de un mare ajutor vă poate fi Comunitatea ERP care va pune la dispoziţie instrumente de analiză comparativă a soluţiilor/produselor ERP existente pe piaţă, respectiv a datelor despre producătorii/dezvoltatorii acestor sisteme, precum şi date despre consultanţii independenţi.

 

E3. Analiza detaliată a cerinţelor pe care să le rezolve sistemul ERP

Analiza de sistem reprezintă realizarea unor studii asupra necesităţilor informaţionale concrete manifestate la nivelul tuturor proceselor organizaţiei. Ea implică studii detaliate asupra:  informaţiilor necesare pentru procesele organizaţiei şi utilizatorilor finali; activităţile, resursele şi produsele existente în cadrul sistemului informatic prezent; evaluarea sistemelor organizaţionale, care implică un studiu detaliat asupra: mediului; structurii managementului; structurii şi competenţei personalului;  proceselor de business ale organizaţiei; evaluarea interdependenţelor dintre sisteme, procese şi activităţi, precum şi dintre procese; evaluarea tuturor sistemele informatice existente la nivelul organizaţiei şi a interdependenţelor acestora cu cele ale partenerilor de afaceri.

Analiza sistemului informatic existent este premergătoare definirii modelului/designului sistemului integrat ERP şi trebuie făcută asupra tuturor activităţilor, resurselor informaţionale şi produselor, astfel: sisteme şi echipamente hardware, software, produse informatice; fluxuri şi circuite informaţionale prin care se realizează preluarea, manipularea, transmiterea, prelucrarea, stocarea şi controlul datelor; analiza necesităţilor patrimoniale, care implică: determinarea necesităţilor informaţionale; identificarea cerinţelor de prelucrare a informaţiilor; elaborarea  unui model funcţional; specificaţii utilizate pentru: achiziţionarea şi dezvoltarea de software; necesarul de hardware; cerinţele specifice de funcţionare şi testarea ale sistemului; alte activităţi legate de implementarea sistemului.

            Analiza de detaliu trebuie să definească viziunea şi obiectivele proiectului şi să evidenţieze schimbările manageriale şi organizaţionale necesare la nivelul organizaţiei (sistemul ERP poate modifica adesea esenţial modul de funcţionare al afacerii).

Această analiză trebuie să evidenţieze inclusiv potenţialul/strategia, precum şi cerinţele de dezvoltare ale organizaţiei pe termen lung.

             

            E4.  Elaborarea proiectului/designului sistemului ERP

Proiectarea unui sistem ERP implică, din punct de vedere managerial, schimbări majore în procesele organizaţiei, în structurile organizaţionale precum şi în relaţiile de muncă. Proiectarea şi implementarea unui astfel de sistem necesită implicarea tuturor managerilor de procese în designul organizaţional. De asemenea, include activităţi specifice din partea managementului resurselor umane pentru angrenarea, motivarea şi a recompensarea personalului, precum şi dezvoltarea spiritului de iniţiativă la acest nivel.

Un segment important de activităţi care trebuie să însoţească procesul de proiectare este managementul schimbării, respectiv identificarea, analiza şi definirea tuturor modificărilor ce le va aduce noul sistem la nivelul proceselor organizaţiei şi dezvoltarea de programe în scopul maximizării beneficiile de pe urma schimbării.

Proiectarea sistemului ERP trebuie să fie un proces planificat care să definească, în baza viziunii şi obiectivelor stabilite, designul sistemului ERP, modul de funcţionare al afacerii în noile condiţii, investigarea, analiza şi soluţionarea tuturor cerinţelor de prelucrare.

Modelul/designul sistemului trebuie să trateze obligatoriu designul interfaţelor cu utilizatorul (interacţiunea dintre utilizator şi program/aplicaţie); datele utilizate, respectiv formularele de introducere a datelor, strutura bazelor de date şi a fişierelor de prelucrat, sistemul de indicatorizare, atributele şi caracteristicile fiecărei entităţi în parte şi relaţiile dintre entităţi; modelul proceselor de prelucrare, integrare şi valorificare (resursele software necesare şi procedurile prin care acestea vor fi utilizate de sistem, respectiv specificaţii detaliate de programe şi proceduri; specificaţii care să descrie controlul funcţional şi să analizeze performanţele sistemului; specificaţiile de sistem; resursele hardware necesare; resursele de personal; formatul documentelor, tipurile şi conţinutul rapoartelor;  etc).

 

            E5. Contractarea sistemului ERP

Pentru contractarea sistemului ERP trebuie organizată o procedură de achiziţie cu respectarea cadrului legal: întocmirea unui caiet de sarcini; alegerea tipului de procedură (licitaţie, selecţie de oferte, încredinţare directă etc); trimiterea de cereri de ofertă; selecţia ofertei câştigătoare; semnarea contractului.

Pentru siguranţa alegerii celei mai bune soluţii pot fi făcute vizionări ale sistemelor la diverşi beneficiari ai acestora sau pot fi solicitate recomandări din parte firmelor care au implementat soluţii ERP.

E6. Implementarea sistemului ERP

Dată fiind complexitatea etapei este bine ca întregul proces de implementare a sistemului ERP să fie planificat, sub forma unui calendar al implementării, care să includă ca activităţi: implementarea echipamentelor hardware şi a modulelor funcţionale aferente software-ului de aplicaţie; configurarea aplicaţiilor ERP (sarcina revine furnizorului sistemului ERP); elaborarea sistemului pilot; pregatirea şi conversia datelor în noul sistem (introducere manuală sau preluarea datelor în format electronic); testarea sistemului şi stabilirea condiţiilor în care aplicaţiile acoperă toate cerinţele funcţionale formulate; elaborarea documentaţiei proiectului (manuale pentru procedurile operaţionale; mostre de formulare pentru introducerea datelor; mostre de rapoarte; etc. Activitatea este deosebit de importantă, întrucât crează premisele administrării facile a sistemului de către beneficiar, permite efectuarea unor corecţii şi derularea procesului de instruire); instruirea personalului (activitate care trebuie planificată şi derulată în baza unor programe de instruire aprobate, ea trebuie să fie diferenţiată pe grupuri de utilizatori şi trebuie să acopere toate modulele funcţionale ale sistemului, respectiv introducerea datelor, utilizarea procedurilor de lucru, înţelegerea componentelor de valorificare şi a sistemului în ansamblul său, pregătirea specifică pentru anumite elemente de hardware şi software).

 

E7. Administrarea şi evaluarea eficienţei sistemului ERP implementat

Această etapă se desfăşoară după implementare, în paralel cu exploatarea curentă a sistemului şi cuprinde activităţile de monitorizare, evaluare şi modificare operaţională a sistemului, vizând atingerea parametrilor funcţionali scontaţi şi îmbunătăţirea performanţelor.

Funcţiile de administrare pe lângă faptul că asigură operaţionalizarea şi disponibilitatea sistemului, au ca obiective suplimentare: urmărirea faptului că funcţiile sistemului ERP ating parametrii la nivelul aşteptărilor; efectuarea de corecţii în dezvoltarea sau utilizarea sistemului ERP; revizuirea periodică sau auditul sistemului ERP pentru a se asigura că acesta funcţionează corespunzător; efectuarea de schimbări în sistem datorate modificării mediului de afaceri sau a activităţii în general; aplicarea strategiilor de backup ale sistemului; evaluarea parametrilor de accesibilitate la nivelul utilizatorilor finali; evaluarea performanţelor sistemelor de valorificare la nivelul aplicaţiilor; analiza vulnerabilităţilor tehnice manifestate la nivelul componentelor hardware, software, conexiunilor, interfeţelor; managementul riscurilor privind securitatea informaţiilor.

Autor RMM