Inlocuirea Sistemului porneste de la o noua abordare
Nu e un lucru tocmai simplu sa inlocuiesti sistemul anterior de planificare a resurselor intreprinderii (ERP). Prin definitie, un sistem ERP reprezinta un centru nervos al informatiilor din organizatie care leaga indisolubil toate componentele afacerii dvs. Inlocuirea acestuia poate fi un proces dificil si anevoios, dar care, daca este facut cu profesionalism, poate oferi organizatiei oportunitati nelimitate de crestere. Reusita unui astfel de demers se bazeaza decisiv pe gasirea celui mai potrivit partener specializat. Care va poate arata cum sa faceti aceasta tranzitie cat mai usoara. Este esential ca specialistul respectiv sa aiba incredere sa va fie alaturi pana la indeplinerea obiectivelor pe care vi le-ati propus.
 
Firmele hotarasc sa-si inlocuiasca sistemele ERP din diferite motive. Intrebarea capitala ce se ridica se refera, in principiu, la capacitatea sistemului existent de a va sprijini sa va urmati in conditii de eficienta strategia de business in niste parametri care sa va conduca spre rezultate bune si pe o pozitie de lider de piata. Dupa adoptarea deciziei de schimbare, trebuie sa va imaginati cum va arata compania dvs peste 10 ani sau mai mult. Ce noutati semnalate la nivelul industriei in care activati va vor remodela compania? Cum va gestiona firma dvs. aceste schimbari si cum va raspunde ea unor astfel de noi provocari? Ce tehnologii veti adopta si cum va vor ajuta ele sa reusiti? Aceasta viziune de ansamblu va constitui baza criteriilor de selectare a unui sistem ERP care sa il inlocuiasca pe cel existent.
 
Furnizorul dvs de solutii ERP trebuie sa va impartaseasca intru totul abordarea si filozofia de business. Acesta trebuie sa se fi confruntat cu astfel de provocari de mai multe ori in trecut si sa fi invatat cum sa ii ajute pe clienti sa adopte noile tehnologii. Viitorul afacerii dvs depinde de modul in care furnizorii au reusit sa se adapteze si sa se alinieze dinamicii din acest sector si daca ei continua sa inoveze, sa ofere solutii in masura sa ajute companii precum a dvs sa controleze o astfel de schimbare. La stadiul actual al evolutiei aplicatiilor software pentru intreprinderi, este datoria furnizorilor de software sa va ajute sa reusiti, sa-si duca misiunea pana capat, asiguradu-va ca sistemul pe care urmeaza sa il implementati va fi si ultimul. Iata cele 11 Criterii care va permit sa identificati si sa selectati solutia care sa va satisfaca asteptarile:
 
1. Decizia finala de inlocuire trebuie sa fie fundamentata si sa reziste in viitor
2. Solutiile vizate trebuie sa fie foarte solide
3. Inlocuirea sistemului modifica intreg know-how-ul precedent
4. Noul sistem elimina implementarile neprofesioniste, facute “pe ghicite”
5. Pachetul de aplicatii ales este perfect adaptat specificului afacerii dvs
6. Cunoasterea in amanunt a proceselor de productie si distributie
7. Utilizarea avantajelor tehnologice se face in folosul dvs
8. Noul sistem garanteaza scalabilitatea
9. Asigurarea unei conlucrari eficiente si deschise cu clientii
10. Urmarirea unui standard de integritate si dedicare
11. Amortizarea garantata a investitiilor
 
Care din aceste puncte este mai important si mai relevant pentru dvs in selectarea unui nou sistem ERP? Cel mai probabil, nu va puteti limita la unul singur. Trebuie sa aveti toate aceste raspunsuri inainte de a alege o solutie. Acest ghid va ofera raspunsurile de care aveti nevoie, o explicare mai detaliata a celor 11 Criterii pe care trebuie sa le aveti in vedere atunci cand urmeaza sa selectati cea mai buna solutie ERP, precum si importanta acestora in luarea deciziei de inlocuire a sistemului anterior.
 
Criteriul nr 1 – Decizia Finala de Inlocuire Trebuie sa fie Fundamentata si sa Reziste in Viitor
 
Pentru a intelege ce schimbari vor aduce urmatorii zece ani in domeniul productiei industriale, analizati ultimul deceniu si inmultiti cu doi rata modificarilor semnalate in aceasta perioada. In viitor, tehnologia va furniza informatii analistilor oricand si pe orice cale. Informatiile vor fi personalizate si vor anticipa nevoile si activitatile fiecarei ramuri de activitate din cadrul organizatiei. Accentul va fi pus pe datele procesate si puse la dispozitia managementului pentru a decide in situatii exceptionale, dar si pe automatizarea curenta a proceselor. Informatiile vor trebui continuu adaptate noilor strategii de business si tehnologiilor intr-un mod pe care putini dintre noi il pot anticipa astazi.
 
Modul in care furnizorul si solutia propusa de acesta se dovedesc efectiv dedicati dvs., ca si client, este crucial atunci cand se pune problema implementarii unor aplicatii care sa va sustina modelul de business la scara preconizata, in prezent si in viitor. In acest scop, cautati un provider cu reputatie, care sa fie flexibil si rapid in adaptarea la noile nevoi ale pietei. Trecutul este cel mai bun prezicator al viitorului si furnizorii implicati inca de acum doua decenii in dezvoltarea timpurie a sistemelor de productie “computerizata”, bazate pe principii sanatoase de productie, reprezinta o alegere mai solida. Aceasta filozofie trebuie sa constituie un fundament si in prezent, oferind noi solutii, cum sunt Quick Response Manufacturing (QRM), Workflow si Ebusiness, aplicatii care simplifica si automatizeaza operatiunile si procesele de afaceri.
 
Un sistem ERP trebuie sa creasca odata cu compania si cu planurile dvs. de afaceri, conform cerintelor industriei. Una dintre dovezile acestei afirmatii o reprezinta clientii care au crescut pe seama achizitiilor. Nu este posibil, in general, sa anticipezi dinamica achizitiilor viitoare ale companiei. Chiar si asa, decizia alegerii unui sistem optim trebuie sa fie fundamentata si sa reziste in viitor, cand se pune problema adaptarii si integrarii cu multiple alte facilitati si procese diferite ale companiilor de asimilat. De exemplu, in cazul unui producator de consumabile medicale, aplicatiile ERP joaca un rol vital in cadrul strategiei de achizitie. Integrarea sa completa faciliteaza obtinerea unei imagini de ansamblu la nivel de companie, favorabila luarii unor deciziil, in timp ce flexibilitatea sa permite reglaje simple, pentru adaptarea la cerintele specifice, la regulile si la practicile companiilor achizitionate.
 
Istoricul evolutiei unui sistem software dedicat productiei si alinierea sa atenta la schimbarile din mediul de business si la tehnologie nu este intamplatoare. De la bun inceput, aceasta flexibilitate trebuie sa se regaseasca in conceptia generala, de ansamblu, a sistemului. In mod cert, acest aspect are datoria de a sprijini orientarea dvs privind productia – atat in prezent, cat si in viitor.
 
Criteriul nr 2 – Solutiile Vizate Trebuie sa fie Foarte Solide
 
Undeva, intre faza de concepere si implementare, multe dintre ideile valoroase care stau la baza dezvoltarii unor aplicatii software isi pierd din concentrarea initiala asupra celui mai important principiu – valoarea adaugata pe care o percepe si contabilizeaza la final clientul. Sunt tehnologiile evaluate si utilizate pe baza relevantei lor pe masura nevoilor clientilor din domeniile de productie si distributie? Oferirea de solutii relevante, bazate pe tehnologie, dar care sa ofere clientilor avantaje dovedite si cunatificabile, reprezinta o abordare foarte solida.
 
Furnizorii globali de solutii ERP pun un mare accent pe oferirea unor functionalitati esentiale, necesare clientilor lor. Solutiile acestora nu sunt nicicum unele simpliste, care sa asigure functionalitati comune oricaror alte sistem de pe piata. Cele mai bune sisteme, asa cum confirma in mod curent clientii din protofoliul propriu, includ functionalitati esentiale pentru producatorii aflati in cautare de noi modalitati pentru a deveni mai competitivi. Originea unui sistem poate fi un important element de diferentiere. Pentru producatori, sistemul realmente potrivit este acela care, inca de la inceput, a fost conceput pe o platforma comuna cu bazele solide ale ingineriei proceselor din productie. Totul incepe cu o buna administrare si utilizare a listei de materiale (BOM), ca element central care leaga laolalta multe din functionalitatile sistemelor. Managementul inventarului, achizitiile, planificarea necesarului de materiale, calcuatia costurilor si evidenta vanzarilor sunt doar cateva exemple de functii care sunt strict controlate de aplicatiile BOM. Originile sale comune cu cea mai puternica solutie ERP califica sistemul ca varianta ideala pentru a inlocui sistemele mai putin riguroase.
 
O alta dimensiune a soliditatii recunoscute a solutiei o reprezinta posibilitatea de extindere sustinuta a sistemului prin intermediul autoadaptarii aplicatiei, prin gradul ridicat al acesteia de integrare. Acest lucru permite implementarea celor mai recente tehnici, deoarece sistemul poate fi mai usor mentinut si imbunatatit cu functionalitati suplimentare, conforme cu noutatile din sfera de productie. Astazi, sistemele trebuie sa sustina un spectru larg de functionalitati, incluzand supply chain management (managementul lantului de aprovizionare), supplier relationship management (managementul relatiilor cu furnizorii), customer relationship management (managementul relatiilor cu clientii), productie, evidenta financiara si contabila si resurse umane.
 
Solutiile puternice genereaza rezultate pe masura. Companiile care utilizeaza solutii ERP superioare din punct de vedere functional raporteaza cresteri cuantificabile, sintetizate in cifre de o importanta mai mare decat se asteptau:
 
􀂃 Reducerea cu 90% a timpului de la comanda pana la livrare
􀂃 Reducerea cu 86% a pasilor de inregistrare a comenzilor
􀂃 Cresterea numarului de cicluri de rotatie a marfurilor de la 7-8 la 30
􀂃 Reducerea cu 40%-50% a timpilor totali
􀂃 Reducerea timpului de “configurare” a comenzilor de la ore, la minute
􀂃 Reducerea dimensiunii loturilor de la 50 la 10
􀂃 Atingerea unei rate de livrare de 99% in ziua urmatoare comenzii de piese pentru service
􀂃 Reducerea valorica de pana la 120.000 $ a stocurilor, in termen de patru luni
􀂃 Atingerea unui procent de 99% pentru finalizarea si livrarea la timp a produselor de serie
􀂃 Economii de peste 400.000 $ la nivelul stocurilor
􀂃 Reducerea cu 50% a muncii si a timpului consumat pentru operatii neproductive
􀂃 Reducerea cu 1/3 a timpilor totali pentru producerea de produse complexe proiectate la comanda
􀂃 Reducerea cu 80% a muncii pentru crearea de liste de materiale (BOM)
 
Cel mai important, selectati o solutie implementata si functionala, care adauga valoare, sustinand in acelasi timp cresterea afacerii, incurajeaza noile metode de operare si ajuta la extinderea pietei si strategiile pentru viitor. Inlocuind vechea dvs. solutie ERP cu un astfel de pachet de aplicatii, veti avea la indemana o solutie care va poate ajuta sa obtineti performante notabile si o pozitie de lider in domeniu.
 
Criteriul nr 3 – Inlocuirea Sistemului Modifica Intreg Know- How-ul Precedent
 
Aceasta este una din cele mai importante decizii pe care le veti lua pentru compania dvs., cu atat mai mult cu cat veti dori sa alegeti un furnizor care a trecut printr-o experienta similara, de mai multe ori. Pentru siguranta, atunci cand un sistem ERP reprezinta baza activitatii unui furnizor dedicat, acesta varianta reprezinta o alegere mai buna decat cea a unuia cu interese disjuncte, mai putin coerente sau canibailzate. In ultimii cinci ani, sistemele care au inlocuit sisteme vechi au reprezentat peste 80% din totalul implementarilor de solutii ERP. Atunci cand performantele unui furnizor se bazeaza in proportie de 80%-90% pe inlocuiri de sisteme, inseamna ca acel furnizorstie cu siguranta tot ce trebuie pentru asigura clientului o tranzitie linistita si fructuoasa spre noul sistem. Asemenea furnizori au devenit, de asemenea, experti in analizarea si indepartarea proceselor ineficiente pe care un sistem vechi si depasit va obliga sa le folositi. Datele companiei dvs reprezinta un bun de pret, un activ important. De aceea este important sa gasiti un furnizor care sa va asigure posibilitatea de a migra automat datele curente, stocate, despre furnizorii si clientii dvs, despre activitatea de productie si despre angajati. Scopul aplicatiei licentiate este acela de a va ajuta sa minimizati costurile fara a pierde date la momentul noii implementari, usurand, in acelasi timp, procesul de familiarizare si operare a noului sistem. Capabilitatile acestuia ar trebui sa va ajute la migrarea datelor din cadrul sistemului “mostenit” in noua baza de date. Metodologia ar trebui sa fie usor de utilizat, sa reduca necesarul de cunostinte despre baze de date si tehnici de programare si sa ofere controlul datelor convertite, pentru a asigura integritatea pachetului de informatii inainte de a trece productia in raspunderea noului sistem.
 
Inlocuirea a tot ceea ce se numeste know-how presupune experienta in a inlocui aproape toate sistemele de nivel unu si doi, atat pentru productia, cat si distributia de ansamble si subansamble, cat si pentru sistemele dezvoltate intern. Pentru o alegere potrivita, studiati care dintre furnizori s-au preocupat cu succes de inlocuirea tuturor sistemelor in cadrul celor mai mari 500 de companii ierarhizate de revista Forbes. Daca sistemul dvs curent nu se mai adapteaza cerintelor dvs de afaceri, sau daca va dezvoltati peste posibilitatile oferite de o aplicatie redusa de evidenta contabila, aplicatiile spreadsheet sau cele cu baze de date va pot ajuta. Exista foarte putine probleme cu care furnizorii sa nu se fi confruntat in perioada tranzitiei de la un sistem la altul si pe care sa nu le fi rezolvat. Fiecare noua implementare aduce cu sine o multitudine de probleme: coordonarea mai multor baze de date, schimbarea modelelor organizationale ale companiei, planificari noi privind realizarea de noi produse, conversia de procese manuale si baze de date. In cadrul analizei finale, va fi util sa auziti marturii din partea clientilor, “care isi exprima multumirea vizavi de implementarea dacuta si de testele la care a fost supus sistemul”.
 
 
Criteriul nr 4 – Noul Sistem Elimina Implementarile Neprofesioniste, Facute “pe Ghicite”
 
Succesul noului dvs sistem depinde de doua aspecte: intervalul de timp pe care il reclama implementarea si volumul de schimbari benefice produse in business. Un prim avantaj este vizibil atunci cand implementarea se face rapid si are ca efect o valoare strategica ridicata. Acest tip de implementare reprezinta punctul forte al furnizorului pe care il cautati. Conform dictionarului, “a instala” inseamna a pregati sistemul pentru utilizare, pe cand “a implementa” inseamna a a trece la utilizarea efectiva. Un algoritm verificat de implementare inlatura incertitudinile si trebuie sa se alinieze asteptarilor dvs in sensul ca inlocuirea sistemului sa se faca rapid, eficient si fara griji. Aceasta metodologie incepe chiar la prima dvs intalnire cu reprezentantul nostru de vanzari si continua prin masurarea rezultatelor companiei si a vitezei de amortizare a investitiilor.
 
In ceea ce priveste aspectul durata implementarii, cel mai bun sistem poate fi implementat acum in mod normal in termen de sase luni, dar exista foarte multe situatii cand procesul se finalizeaza in mai putin de patru luni. De exemplu, un producator de echipamente a incheiat implementarea sistemului simultan in 14 locatii in doar 6 luni. In orice caz, nu va lasati indusi in eroare doar de viteza. Valoarea strategica adusa de noul sistem, eficienta si usurinta tranzitiei sunt alti factori decisivi care contribuie la succesul implementarii.
 
Pentru a va pune in valoare optiunea, pentru a obtine o implementare in timpul scontat si a ajunge la o amortizare a investitiilor in termenii doriti, trebuie sa existe o metodologie coerenta de implementare. Sunt importante urmatoarele 7 elemente:
 
1. Premizele: plecand de la informatiile acumulate in companie, sunt stabilite un plan preliminar al proiectului si specificatiile privind activitatea (definirea obiectivului, planificarea si resursele).
2. Strategia: un project manager va ajuta sa evaluati impactul schimbarilor asupra organizatiei dvs si sa dezvoltati o strategie pentru a gestiona aceste schimbari.
3. Analiza de business: in cadrul acestei faze, sunt definite rolurile si responsabilitatile, sunt reanalizate scopurile si obiectivele si este finalizat planul proiectului.
4. Instruire: au loc instruiri detaliate, cu metode bazate pe cultura, dimensiunea si obiectivele organizatiei dvs.
5. Configurarea aplicatiei: aceasta faza se ingrijeste de analizarea strategiei de desfasurare, de pregatirea specificatiilor functionale si a scenariilor de testare ce verifica procedura implementarii. Meniurile, ecranele, campuri definite de utilizatori si fluxurile de activitate, toate pot fi modelate si testate dupa specificatiile dvs.
6. Pregatirea: cerintele, procedurile si procesul de conversie a datelor sunt finalizate in aceasta etapa. Este efectuat un test final pentru sistemele integrate si sunt evaluate atat pregatirea utilizatorilor finali, cat si pregatirea de ansamblu pentru a incepe lucrul cu sistemul.
7. Desfasurarea: conversia datelor este finalizata si sistemul este extins la nivelul intregii companii, cu o monitorizare atenta din partea consultantilor furnizorului.
 
O abordare corespunzatoare a implementarii elimina ingrijorarile legate de dificultatile trecerii la noul sistem. Elimina incertitudinile si asigura o tranzitie mai rapida si mai eficienta catre capabilitatile noului pachet de aplicatii. Ofera o invatare rapida si un timp mai redus de amortizare a investitiei. Astfel sunt evidentiate beneficiile inlocuirii vechiului sistem ERP.
 
Criteriul nr 5 – Pachetul de Aplicatii ales Este Perfect Adaptat Specificului Afacerii dvs
 
Desigur ca nu cautati o abordare lipsita de originalitate pentru configurarea sistemului dvs, pentru ca sunteti constient ca nu exista doua afaceri identice. Indiferent daca modelati efectiv procese curente sau reproiectati si imbunatatiti procesele ineficiente pentru a va urma noile strategii, exista cinci elemente-cheie ale solutiei care va ofera posibilitatea de a beneficia de un sistem perfect adaptat specificului companiei dvs. Aceste cinci elemente sunt: finalizarea planurilor de implementare, configurarea sistemului, instrumentele pentru personalizarea sistemului dvs, tehnologiile avansate si portalurile.
 
Drumul de parcurs
 
Drumul de parcurs al implementarii reprezinta planul dvs. riguros, bazat pe informatii, care stabileste etapele de realizare a inlocuirii sistemului dvs. Reprezinta un plan intocmit si testat cu grija, dezvoltat de compania dvs in colaborare cu furnizorul dvs de aplicatii ERP, care se concentreaza asupra realizarii obiectivelor stabilite de compania dvs la momentul achizitiei. Acest plan detaliat va ghideaza in cadrului proceselor urmatoare:
 
􀂃 Realizarea unor sedinte comune cu utilizatorii finali, pentru a defini clar nevoile si asteptarile acestora
􀂃 Definirea clara a scopului si obiectivelor, intocmirea unui grafic al implementarii, o planificare riguroasa a conversiei datelor in regim securizat
􀂃 Identificare persoanelor din top management care pot sprijini si actiona ca vizionari
􀂃 Formarea unei echipe de jucatori-cheie care sa actioneze pentru a indruma si a impulsiona implementarea
􀂃 Definirea scopului proiectului
􀂃 Crearea si executarea unui plan pe etape si a sarcinilor detaliate
􀂃 Evaluare continua a progreselor
 
Parcurgerea efectiva a acestor etape va va asigura ca inlocuirea sistemului dvs ERP va fi facuta cu succes.
 
Configurarea sistemului
 
Reactiile bazate din partea clientilor atesta, de regula, flexibilitatea si functionalitatea unei solutii. Aceste caracteristici sunt vitale pentru satisfacerea cerintelor tehnologice si de business in cazul fiecarei implementari.
Printre elementele care conduc la o customizare dorita se numara parametrii sistemului si setarile sale implicite. Setarile implicite sunt setari valabile la nivelul sistemului care va permit sa definiti modul in care sistemul sustine strategia dvs. proprie de business. Fiecare aplicatie are un set de parametri care sunt configurati inaintea oricarei procesari. Anumite setari, in timp ce sunt configurate in cadrul unui modul, pot reglementa, la randul lor, si alte module. Aceste combinatii ofera o gama aproape nelimitata de mijloace de stabilire a modului in care opereaza sistemul. Pentru a valorifica la maxim aceste setari la nivel de sistem, alegeti un furnizor care dispune de experti care sa va asiste eficient atunci cand va definiti metodele de operare pentru a obtine maximum posibil de la noul dvs sistem.
 
Instrumente pentru personalizarea propriului sistem
 
Sistemul trebuie sa includa un set unic de instrumente pe care sa le puteti utiliza pentru a va maximiza in continuare investitia. Exista numeroase posibilitati sa va personalizati sistemul. Pot fi configurate, de exemplu, ecrane customizate, meniuri si alerte pentru a reflecta modul in care operati. Formularele standard online (de exemplu, cele legate de facturi) pot fi conexate cu datele din cadrul sistemului atunci cand sunt printate. Asigurativa ca dispuneti de un set cuprinzator de formulare standard, cu multiple scopuri, si, pe langa acesta, si de un instrument care sa va ajute sa modificati sau sa creati noi formulare, atunci cand este nevoie. Veti avea nevoie, fara indoiala, de rapoarte personalizate, care pot fi imbunatatite si imbogatite pe parcurs. Mai mult, este foarte necesar un instrument de accesare a datelor si de raportare, care sa va furnizeze o flexibilitatea dorita in raportarea si exploatarea datelor, fara a fi necesare cunostinte de programare sau tehnice suplimentare. Prin intermediul functionalitatilor de creare de rapoarte si tabele aferente, pot fi realizate analize personalizate, utilizand date din fisiere disjuncte. O functionalitate distincta va permite sa descarcati date intr-un fisier din computerul dvs. pentru a le analiza, a construi grafice si a intocmi previziuni si situatii de suport decizional, fara a periclita acuratetea datelor transmise in timp real. In fine, In fine, crearea unor instrumente care sa raspunda complet cerintelor dvs. va va permite sa va puneti la punct aplicatii suplimentare web-based cu trimiteri la alte diverse aplicatii din sistem.
 
Instrumente avansate
 
Verificati daca instrumentele avansate din punct de vedere tehnologic sunt folosite pentru a profita de cantitatea mare de informatii stocate in sensul imbunatatirii productivitatii.
Tehnologia software extinde capabilitatile sistemelor desktop de care dispuneti. Prin intermediul acestor aplicatii, puteti opera simultan cu diverse ferestre interactive si puteti vizualiza date reprezentate grafic. Astfel de aplicatii software se pot constitui intr-o colectie inclusa in cadrul sistemului dvs, colectie capabila sa va ofere orice informatii atunci cand aveti nevoie de ele. Datele legate de clienti, functiile sistemului si aplicatiile Microsoft® sunt doar cateva exemple dintre multiplele mini aplicatii incluse care vor putea fi apelate de oriunde prin sistemul dvs ERP pentru a imbunatati oricare dintre componentele afacerii dvs.
Tehnologiile lucrative ofera utilizatorilor informatiile necesare prin trimiterea automata de mesaje, avertizari, prin monitorizare si prin intermediul sistemelor interactive de comunicatii existente. Componentele-cheie cerute de fluxul de lucru sunt urmatoarele: 1) un sistem axat pe evenimente, capabil sa administreze si sa coordoneze procesele de productie si informatiile asociate, 2) comunicare on-line si vizualizare a actiunilor urmarite 3) urmarirea si monitorizarea activitatilor. Fiecare componenta a fluxului de lucru ofera instrumente valabile, in masura sa imbunatateasca intercomunicarea si sa creasca eficienta in cadrul companiei. Toate aceste componente pot fi fundamentale in atingerea
obiectivelor corporatiei, precum si a celor care vizeaza inclocuirea vechiului sistem ERP. Ele pot fi utilizate pentru a spori calitatea, pentru a reduce costurile si eforturile de ajustare tehnologica, pentru a reduce timpii totali pe seama unei mai bune colaborari si a unei transparenta sporite in cadrul lantului de aprovizionare, totul pentru a creste satisfactia clientilor printr-o comunicare mai rapida si mai clara cu acestia.
Aceste tehnologii avansate valorizeaza investitia companiei in noua solutie ERP prin transformarea datelor in informatii pretioase, pe care utilizatorii urmeaza sa le foloseasca.
E ca si cum ar fi pus in opera un model de business care accelereaza procesele, dar care, in acelasi timp, reduce erorile si intarzierile. Aceste tehnologii imbunatatesc colaborarea si comunicarea, doborand in acelasi timp barierele organizationale si pe cele legate de timp. In acest fel, se atinge un obiectiv important asumat initial, cel legat de capabilitatea solutiei ERP de a integra spectrul complet de procese si functii ale afacerii.
 
Portaluri
 
Cea mai noua descoperire tehnologica, care urmeaza sa fie incorporata in multe sisteme este Enterprise Knowledge Portals (EKP). Pachetul respectiv de aplicatii este silimar cu portalurile web, accesate zilnic de utilizatori, cum ar fi msn.com sau cnn.com; ele cumuleaza informatii si leaga prin intranetul organizatiei dvs diverse functii si functionalitati, ofera utilizatorului un randament mai bun, deoarece linkurile catre informatii sunt organizate in functie de cerintele specifice ale utilizatorilor. Tehnologiile de varf, cum este aceasta, pun la dispozitia beneficiarului informatii decisive pentru business, legand punctele de acces catre organizatia dvs. Acesta este unul din principalele motive pentru care sistemele care dispun de aceasta functionalitate vor continua sa fie preferate pentru a inlocui vechile sisteme ERP.
 
Criteriul nr 6 – Cunoasterea in Amanunt a Proceselor de Productie si Distributie
 
Avand o vasta experienta in domeniul productiei si distributiei, un furnizor de software pentru business va putea sa va ofere servicii de suport si instrumente care sa va permita sa va rezolvati cu succes cele mai dificile provocari aparute pe parcursul afacerii, sa lansati rapid aplicatii si sa va maximizati profitul de pe urma investitiei. Cea mai frecventa slabiciune semnalata in cadrul implementarilor o reprezinta experienta in a consilia clientul, asa ca asigurati-va ca personalul specializat al furnizorului intelege pe deplin procesele de productie si de distributie. In plus, acesta trebuie sa stie cum sa va ofere cele mai eficiente solutii software din punct de vedere al costurilor.
Pare evident, dar furnizorul de software potrivit trebuie sa inteleaga producatorii si modurile lor de productie. Acestia pot fi in domeniul echipamantelor electronice, al produselor medicale, al echipamentelor industriale si comerciale sau al altor industrii, cum ar fi prelucarea metalelor, productia de mijloace de transport, produsele sportive, bunurile de larg consum, mobila, aparatura electrocasnica, echipamente de incalzire si de aer conditionat, mase plastice, echipamente de fixare, echipamente pentru constructii, instrumente muzicale, echipamente de telecomunicatii si multe altele. Desi exista multe provocari comune in cadrul acestor categorii de producatori, asigurati-va ca specialistii furnizorului de solutii ERP au si cunostinte legate de modurile diferite de productie pe care le utilizeaza producatorii, cum ar fi productie la comanda, productia pe stoc, asamblarea la comanda, proiectarea la comanda, configurare la comanda si productia de masa.
Analizati cu atentie daca furnizorul de software mentine un personal foarte calificat si manageri cu experienta in domeniu, care sa poata fi de folos pe termen lung companiei dvs. Echipa din linia intai este alcatuita dintr-un consultant sef pe proiect, un specialist financiar si un specialist in productie/distributie. Consultantul sef pe proiect este responsabil cu coordonarea intregului proces de tranzitie. Specialistul financiar stie cum trebuie pot fi atinse obiectivele dvs investitionale, iar specialistul in productie/distributie se asigura ca sistemul corespunde cerintelor fluxului dvs de productie si distributie. In cadrul fiecarei faze a proiectului trebuie sa fie desemnati consulltanti foarte calificati si experimentati. Cautati experti cu vechime, care au experienta in lumea reala si un numar impresionant de certificari din partea American Production and Inventory Control Society (APICS) etc.
Inteleg, oare, procesul de productie toti angajatii furnizorului de software, incepand de la programatori si pana la cei din conducerea executiva? Aveti acces complet la echipele de asistenta tehnica, la echipele de suport la nivel national, la serviciile de consultanta software si la echipa de asistenta in implementari si actualizari? Dispunand de toate acestea, puteti avea incredere ca sistemul se va potrivi nevoilor dvs, atat acum, cat si in viitor, si ca ei stiu cum sa va ajute sa treceti de la un sistem si de la niste procese invechite la o infrastructura sofware extinsa.
 
Criteriul nr 7 – Utilizarea Avantajelor Tehnologice se Face in Folosul dvs.
 
In calitate de producator, aveti nevoie de tehnologii care sa evolueze odata cu afacerea dvs si care sa va ajute sa va desfasurati activitatile eficient, acum si in viitor. Principiul este acela ca solutiile bazate pe tehnologia informatiei sunt evaluate si utilizate in functie de relevanta lor si a posibilitatii de a oferi avantaje producatorilor ca dvs. Tehnologiile viabile, de incredere, sunt apoi bine integrate in sistem, pentru a asigura obtinerea unui maxim de beneficii.
De-a lungul timpului, arhitectura sistemelor a facut posibila dezvoltarea de sisteme care sa poata evolua rapid, prin intermediul generatiilor de tehnologii informatice. Cum se reunesc principiile managementului bazat pe cunostinte si procesele in sine pentru a crea, a administra, a utiliza si a reutiliza cunostintele organizationale si personale? Crearea si dezvoltarea unui sistem construit pe un fudament solid, proiectat pentru a face fata unor schimbari rapide, inseamna selectarea atenta a acelor tehnologii care opereaza cu baze de date, interfete, instrumente specifice si platforme hardware capabile sa rezista mai multor cicluri de schimbari. Cea mai mare realizare a unui furnizor de software pentru buisness o reprezinta faptul ca solutia sa ERP ramane actuala timp indelungat si se poate perfectiona continuu. Cereti un astfel de fundament care sa garanteze tranzitia companiei dvs prin toate transformarile tehnologice in bune conditii.
Astazi, sistemele ERP suporta o gama larga de aplicatii complementare, pentru a imbunatati fluxul de informatii in cadrul lantului de aprovizionare. Aceste tehnologii sustin:
 
􀂃 E-commerce
􀂃 Aspect de Website
􀂃 Electronic Data Interchange (EDI) bazat pe limbaj XML
􀂃 Comunicatii electronice rapide si interactive
􀂃 Vizualizari bazate pe browser
􀂃 Web publishing
􀂃 Meniuri dinamice bazate pe XML si documentatii ajutatoare
􀂃 Acces securizat la Internet
􀂃 Fluxuri automatizate de activitate
􀂃 Portaluri cu acces roles-based, adica bazate pe o metoda de acordare a accesului la reteaua intreprinderii in mod individual, dupa necesitati
 
Pe termen lung, tehnologia informatiei (IT) nu va va mentine in competitie. Esential este ceea ce se intampla in sectiile de productie, in cadrul departamentelor de servicii pentru clienti si a celor de vanzare, care determina plata facturilor dvs si obtinerea de profit. Acest lucru face din factorul tehnologic unul mai degraba strategic, iar decizia nu tine strict de IT. Desi tehnologia este, in mod cert, un element important in cadrul oricarui proces de selectie a unui sistem ERP, istoria continua sa demonstreze ca unele dintre cele mai bune rezultate ale unei astfel de aplicatii se obtin atunci cand specificatiile tehnologice sunt bazate pe cerintele exprese ale businessului. Aceasta este esenta unei abordari flexibile, deschise spre tehnologie.
 
Criteriul nr 8 – Folosirea Sistemului Garanteaza Scalabilitatea
 
Daca inlocuirea sistemului dvs ERP este gandita a fi ultima, ar fi logic sa aveti in vedere cum sa va protejati mai bine investitia pe care o faceti in acest pachet de aplicatii software, incercand sa va incredintati ca furnizorul dvs. intelege foarte bine acest aspect. Are acesta un istoric de dezvoltare continua, oferind clientilor modalitati de actualizare a solutiei?
Urmati atent aceasta filozofie si asigurati-va ca furnizorul dvs de software va garanteaza acest lucru.
Pentru a va asigura ca furnizorul poate tine pasul cu nevoile clientilor, ar trebui sa verificati procentul de clienti care dispun deja de ultimele versiuni ale aplicatiilor furnizate. Furnizorii cei mai performanti inregistreaza un procent de 98%, iar procentul de clienti care au semnat si contracte de mentenanta valabile ar putea ajunge la 99%. Mai mult, intr-un domeniu in care durata estimata de viata a unei versiuni ERP este intre 5 si 7 ani, interesati-va cate din sistemele clientilor au functionat mai mult de 5-7 ani si cati dintre ei au folosit sistemele pentru 10 pana la 20 de ani sau mai mult. Un furnizor de software pentru care majoritatea clientilor a depasit pragul de 7 ani, demonstreaza ca se pricepe la asa ceva. Acestea reprezinta cifre-record in domeniul nostru si reprezinta dovezi ale usurintei cu care se fac actualizarile, ale nevoilor reduse de programare personalizata si ale relevantei deosebite pe care o au functionalitatile oferite in cadrul fiecarei noi versiuni. Aceasta inseamna ca puteti continua sa extindeti functionalitatile sistemului pe masura ce apar solicitari sau pe masura ce devin disponibile noi capabilitati.
Un element major care permite sistemului sa se dezvolte in concordanta cu volumul clientilor consta in felul in care el a fost conceput. Pentru a oferi o mai mare flexibilitate modului in care este utilizata solutia, aceasta este proiectata asa incat sa necesite cat mai putine customizari. Acest lucru inseamna ca veti putea trece cu usurinta la viitoarele versiuni ale sistemului, fara sa va faceti griji in privinta impactului pe care l-ar putea avea programarile customizate care au fost efectuate. In cazurile in care programarea customizata este inevitabila, multe din functiile dezvoltate in comun pentru clienti sau domenii de activitate specifice sunt adesea incorporate in produsul standard, facand actualizarile mai simple.
Este util sa verificati daca software-ul respectiv este capabil sa se adapteze nevoilor companiilor mici si mijlocii care cresc rapid sau chiar si solicitarilor din marile corporatii. Luati exemplul unui producator de echipamente, care a utilizat acelasi sistem ERP timp de 17 ani. Atunci cand au inceput, aveau 20 de angajati, doua computere la contabilitate si vreo 5 repere in productie. De atunci, s-au extins la 10 tipuri de repere si aproape ca isi dubleaza aceste cifre in fiecare an. Sistemul lor a stabilit un precedent in ceea ce priveste toate aspectele cresterii lor, incluzand linia de produse, numarul de angajati si numarul de clienti, pentru a le permite sa se adapteze la noi cerinte de business.
In cazul unei companii producatoare de echipamente de aer conditionat, care este utilizator al sistemului inca din 1984, aceasta considera ca flexibilitatea sistemului propriu a fost factorul decisiv care i-a ajutat sa faca fata schimbarilor din cadrul industriei. Interesant, ei provin dintr-un mediu care solicita resurse importante pentru a sustine sistemul. De la instalarea solutiei, compania a crescut de aproape patru ori, de la vanzari de 60 de milioane de dolari, pana la peste 200 de milioane, iar aplicatia software a tinut pasul cu aceste schimbari fara nici o problema. Indiferent daca va cresteti numarul de utilizatori, extindeti numarul de utilaje sau implementati noi modele de business, fiti absolut convinsi ca noul dvs sistem va continua sa ramana si sa devina tot mai integrat afacerii dvs.
Criteriul nr 9 – Asigurarea Unei Conlucrari Eficiente si Deschise cu Clientii
 
Pentru a utiliza un termen lansat in cartea cu acelasi titlu, scrisa de Jan Carlzon, presedinte al companiei Scandinavian Airlines, fiecare intalnire dintre clienti si angajatii nostri din linia intai reprezinta un “moment de adevar” care determina modul in care este perceputa compania in mintea clientilor. Destul de des, producatorii nu cunosc angajatii si cultura/valorile furnizorului lor de solutii ERP inainte de a se decide sa il aleaga, desi acestea reprezinta deseori motive importante in luarea deciziei de inlocuire. Trebuie sa cunoasteti atitudinea furnizorului fata de clienti si cat de multe informatii sunt puse la dispozitia angajatilor direct implicati. Dupa Carlzon, “un individ care nu dispunde de informatii nu isi poate asuma responsabilitati “. Atunci cand angajatilor care ofera suport cilentilor li se ofera acces imediat la toate informatiile de care au nevoie, nu au cum sa nu isi asume responsabilitati.
In centrul preocuparilor oricarui furnizor de software se afla angajamentul sau pentru succesul dvs pe termen lung. Acest angajament reprezinta motivatia pentru calitatea serviciilor si suportului tehnic oferite clientilor. Pentru a raspunde unei game vaste de necesitati de ordin tehnic si capabilitatilor sistemului, cautati un program complet de suport si asistenta. Acest program de suport total este creat pentru a va pune in tema detaliat in legatura cu performantele produsului, amanunte strict necesare pentru a invata cum sa utilizati in mod cat mai eficient sistemul. Cel mai important, programul de suport include accesul catre resurse importnate, catre servicii si informatii care vor valorifica la maximum fiecare intalinire a dvs cu furnizorul de software.
Pe langa ofertele standard, cum sunt Field Consulting (consultanta in teren), National Helpline (asistenta la nivel national), Software Consulting Services (adica programare customizata) si Training (instruire), furnizorii care isi respecta clientela ofera servicii dedicate, care au un impact puternic asupra succesului implementarii solutiei ERP:
 
Consultanta la distanta
 
O metoda ieftina de asistenta pentru proiecte speciale, de regula de scurta durata, disponibila prin telefon sau internet.
 
Serverul cu lista clientilor si accesul la date
 
Acces non-stop la un sistem on-line cu mesaje de la clienti, unde puteti pune intrebari si obtine raspunsuri de la alti utilizatori experimentati si acces prin internet la informatii legate de starea proiectelor organizatiei dvs.
 
Asistenta pentru clienti prin conferinte web
 
Pentru situatiile in care o conversatie telefonica nu este suficienta pentru a intelege si a rezolva o problema, sunt foarte utile conferintele web, in cadrul carora poate fi vazut sistemul atat de dvs., cat si de persoana care va consiliaza.
 
Instruire Prin Internet si Prin Conferinte Web
 
Cursuri de instruire on-line, chiar de la biroul dvs. sau dintr-o sala de conferinte, laolalta cu ceilalti participanti. Cursurile prin internet reprezinta o optiune mai usoara si mai ieftina de instruire, furnizata de instructori experimentati, cu o programa completa. Seminariile de instruire prin internet ofera o prezentare amanuntita a fiecarui subiect, precum si demonstratii practice. Conferintele web pentru clienti va pun la dispozitie informatii valoroase si detaliate despre aplicatie, informatii ce va folosesc pentru a va administra atat operatiunile esentiale de business cat si extensiile intreprinderii.
Reprezinta satisfacerea clientilor obiectivul central? Performanta vorbeste de la sine. Iar in legatura cu timpii de raspuns, cifrele masurate in minute, ar trebui sa arate imnubatatiri succesive, ar trebui sa arate imbunatatiri sensibile de la an la an, cum ar fi reducerea la jumatate a duratei de solutionare a unei solicitari care ajunge la centrul de service si suport. Timpii de raspuns pentru problemele de importanta critica ar trebui sa fie redusi la minute. Este indicat sa gasiti argumente care sa ateste stradaniile necontenite ale personalului de a atinge acest obiectiv, mentinand in acelasi timp cele mai inalte standarde de profesionalism. Indiferent daca este vorba despre un instructor, un operator de call center, un specialist in programare personalizata sau de directorul lor, trebuie sa fiti convins ca toti angajatii sunt dedicati oferirii de produse, servicii si asistenta de cea mai buna calitate. Colaborarea nu este finalizata pana nu sunteti multumiti de fiecare intalnire cu furnizorul dvs de software.
Parteneriatul cu furnizorul dvs de software reprezinta un element decisiv. Colaboreaza furnizorul cu clientii? Se implica profesional si personal? Satisfacerea clientilor este necesara, dar nu si suficienta. Gasiti un furnizor de software care urmareste crearea unor parteneriate de afaceri deosebite, nu doar satisfacerea clientilor. Veti putea sa auziti despre asta in comentariile clientilor…
 
􀂃 “Nu pot sa imi imaginez cum am putea sa lucram la noile noastre initiative fara acest sistem”.
􀂃 “Ma simt bine stiind ca lucram cu o companie care ne cunoaste afacerea cu adevarat”.
􀂃 “La fiecare etapa din dezvoltarea noastra, [furnizorul nostru de ERP] a gasit solutii de suport pentru a ne ajuta sa trecem fara probleme la urmatorul pas “.
􀂃 “Avem o relatie pe termen lung cu furmizaorul nostru de ERP. Intentionam sa continuam acest parteneriat si in viitor”.
􀂃 “L-am ales pe acesta pentru ca am simtit ca vom putea lucra impreuna”.
􀂃 “Asa cum nici un om nu este izolat, la fel nu este izolata nici o afacere care utilizeaza sistemul nostru. Veti gasi suficient ajutor si experienta la care sa apelati. Nu va temeti sa le solicitati”. Ceea ce ii face sa creada pe clienti in parteneriatul lor provine din increderea ca succesul viitor al furnizorului lor de ERP este bazat pe soliditatea relatiilor cu clientii actuali. Ei pun aceste convingeri in practica in diferite moduri:
􀂃 Sponsorizarea regulata a intalnirilor grupurilor regionale de utilizatori pentru a impartasi experiente, a schimba idei si a cauta moduri inovative de a gestiona schimbarile induse de noul sistem.
􀂃 Intalniri anuale ale grupurilor internationale de utilizatori, pentru a-i ajuta pe clienti sa afle despre ultimele tendinte din domeniu, despre capabilitaile sistemului si pentru a contribui la dezvoltarile viitoare ale produsului. Este un schimb de informatii unde utilizatorii se aduna si impart idei.
 
Oamenii rezonabili, in circumstante rezonabile, iau decizii rezonabile. Aceasta este filozofia unui furnizor de software care are parteneriate solide cu clientii sai. Reprezinta un mod de a elimina riscurile implementarii solutiei ERP. In multe cazuri, munca sustinuta este singura solutie pentru o problema. Un sprijin util si orientarea catre client dau furnizorilor de ERP posibilitatea de a mentine o baza de clienti entuziasti. Asigurati-va ca acestia sunt dispusi sa lucreze cat de mult este necesar pentru a va oferi raspunsuri si ajutor atunci cand aveti nevoie.
 
Criteriul nr 10 – Urmarirea Unui Standard de Integritate si Dedicare
 
Determinati longevitatea furnizorului dvs. Nu multi pot pretinde ca au fost timp de doua decenii lideri in oferirea de solutii software pentru producatori. In timpul acesta, cei putini care chiar au fost, au descoperit ca nimic nu vorbeste mai bine despre nivelul lor de integritate, decat obisnuinta lor de a nu recomanda o solutie pana nu cunosc afacerea suficient de bine, incat sa fie convinsi ca solutia respectiva chiar vi se potriveste, pana cand nu se asigura ca ea va functiona eficient in mediul dvs. Alegerea unui sistem de catre dvs este doar o parte a unui proces continuu, care conduce la recuperarea rapida a investitiilor dvs. In mod evident, acesta reprezinta arma-cheie a liderilor din industria ERP.
Multi furnizori de solutii ERP apar si dispar, iar clientii lor au de suferit. Pentru a evita aceasta situatie, cautati un partener cu o crestere economica palpabila si stabilitate financiara, care denota practici solide de management. Intelegeti-le obiectivele de afaceri.
Aceste puncte forte vor da partenerului potrivit posibilitatea de a fi o forta dominanta in domeniu pentru anii ce urmeaza. Cresterea consistenta si profitabilitatea mentin si imbunatatesc sansele de a oferi suport valabil clientilor si garanteaza mentinerea pasului cu tehnologia, cu rigorile dvs si cu nevoile pietei. Acesta este un alt mod de a elimina grijile si activitatile aleatorii in procesul de alegere a celui mai bun si a ultimului dvs sistem ERP.
 
Criteriul nr 11 – O Amortizare Certa a Investitiilor si Obtinerea de Castiguri de pe Urma Acestora
 
In cadrul unui studiu realizat in anul 2001 de catre Information Technology Toolbox, 59% dintre cei 1.124 respondenti au afirmat ca cel mai repede si-au recuperat investitiile facute intr-un ERP. Acest lucru s-a intamplat, de mai bine de doua decenii, datorita solutiilor strategice de enterprise resource planning (ERP), care au simplificat, integrat, automatizat si imbunatatit operatiunile de productie in cadrul companiilor din intreaga lume. O solutie extinsa ERP administreaza procesele din cadrul lantului dvs valoric. O parte din rezultatele acestui efort coordonat, care va ajuta sa realizati recuperea la maxim a investitiilor, in cea mai scurta perioada de timp, include:
 
􀂃 Reducerea timpilor totali si a timpilor corespunzatori ciclurilor de productie
􀂃 Cresterea acuratetei calculatiei costurilor
􀂃 Protejarea profitului marginal
􀂃 Cresterea cotei de piata
􀂃 Reducerea stocurilor
􀂃 Scurtarea ciclurilor de productie
􀂃 Cresterea loialitatii clientilor
􀂃 Simplificarea comunicarii
 
Legat de investitii, abilitatea de a oferi o solutie mai ieftina reprezinta rezultatul a trei factori. Mai intai, o intrebare: este sistemul la fel de bogat in functionalitati ca si solutiile de nivel unu (tier one), cautate de companiile din clasamentul Fortune 500, dar vandabil la un pret mult mai mic? Furnizorul trebuie sa se concentreze atent pe dezvoltarea unor aplicatii cerute de producatorii de pe segmentul mijlociu de piata si, de asemenea, precum si pe eficienta rezultatelor implementarii la un cost mai mic. In al doilea rand, costurile reduse de mentenanta si costul mai scazut al aplicatiei sotfware pot contribui la reducerea semnificativa, daca nu chiar la acoperirea totala, a costurilor de inlocuire a unui sistem existent. In al treilea rand este vizata arhitectura sistemului si tehnologiile pe care se bazeaza, cum ar fi baza de date inclusa, cerintele minime de suport, oameni si resurse pentru mentenanta, toate cu mult mai reduse decat multe alte solutii de nivelul unu, si chiar comparabile cu sistemele de nivelul doi.
 
Experienta Solida in Inlocuirea Unor Astfel de Sisteme Garanteaza Recuperarea Investitiilor
 
Inlocuirea sistemului dvs ERP presupune un anumit grad de inovare. Inovarea creeaza liderii de piata, iar liderii de piata sunt cei dintai care realizeaza profituri de pe urma investitiilor, de regula profituri semnificative. Cautati un partener ERP care este dedicat inovatiei, care stiu sa ofere notati clientilor si care stie cum sa faca fata riscurilor asociate.
Trebuie sa fiti convins ca solutia sa va va ajuta sa atingeti obiectivele importante de afaceri, pentru a va mentine organizatia competitiva. Pot sa va promita rezultate, dar au un istoric in obtinerea de rezultate?
Un palmares notabil si un grad ridicat de retentie a clientilor dovadesc cum au fost satisfacute nevoile specifice ale unei game extrem de largi de producatori. Trebuie utilizate toate competentele si metodologiile pentru a implementa solutia rapid si cu succes.
Resursele, forta financiara, infrastructura tehnologica avansata, forta de munca experimentata si stabila si un management implicat garanteaza capacitatea de a va servi compania pe termen lung.